Ved udbudsprocesser er det helt afgørende, om man bliver nummer et eller nummer to. Du tjener ingen penge på at komme ind som nummer to i udbudsfeltet. Der kan derfor være mange penge forbundet med at gøre sig umage og skrive et rigtig godt tilbud. I det følgende får du ti gode råd til at skrive et ”vindertilbud”.
1. Læs udbudsmaterialet grundigt
Hele udbudsmaterialet bør læses en – og helst to – gange, inden du går i gang med selve udarbejdelsen af tilbuddet. Lav gerne noter undervejs eller marker de forhold, der skal tillægges særlig opmærksom ved skrivning af tilbuddet. Dette er særligt vigtigt i forhold til betingelser, hvor det kan være tvivlsomt, om din virksomhed opfylder disse.
Når materialet er gennemgået bør du også have en overordnet overvejelse af, om der er krav eller betingelser i udbuddet, som fører til, at du slet ikke ønsker at afgive tilbud på det konkrete udbud. For eksempel fordi det er tvivlsomt, om du kan tjene penge på den konkrete opgave og derfor hellere bør gemme ressourcerne til et andet udbud.
2. Vær i god tid og planlæg tilbudsprocessen
Ofte kan der i udbudsmaterialet være krav og betingelser, som det tager tid at sikre opfyldelsen af. Fx hvis der stilles krav om en bankgaranti, eller du er nødt til at anvende et såkaldt ”støtteselskab” til at opfylde betingelserne til enten referencer eller økonomi. Der kan også være, at ESPD’et driller, og du er nødt til at vende dette med en rådgiver. I denne situation kan det være afgørende, at der er en dag eller to ekstra til at få tilbuddet gjort færdigt.
Uanset hvad, vil det altid reflekterer positivt på et tilbud, at processen har været velgennemtænkt, og at der har været god tid. Det kan derfor i sidste ende vise sig at være en dyr prioritering, hvis tilbuddet først bliver udarbejdet det sidste døgn før fristen. Ideelt set bør tilbuddet være færdigt senest 2 dage før fristen.
3. Tilbuddet skal udformes professionelt og indbydende
Selv om de færreste ordregivere formentlig vil indrømme det, så kan det ikke undgås, at det ved vurderingen af det samlede felt af tilbudsgivere vil tælle positivt, hvis du har udarbejdet et tilbud, der fremstår flot og professionelt. Det er en nærliggende tanke, at du og din virksomhed også gør jer umage med at udføre jeres arbejde, når I gør jer umage med at udarbejde et tilbud. Og omvendt. Derfor siger det meget om din virksomhed, at dit tilbud fremstår professionelt og indbydende. Det kan eksempelvis gøres ved at anvende billeder med følgetekst eller at illustrere vigtige budskaber med relevant grafik.
Hvis du ikke selv er ekspert i IT og billedbehandling mv. kan du købe dig til et par timers assistance eller måske få en god ven til at give en hånd med.
4. God struktur og godt sprog er vigtigt
En god tilbudsstruktur vil ofte indebære, at det både er nemt at få overblik over indholdet i tilbuddet – fx via en indholdsfortegnelse – og ved at der er gode og præcise overskrifter. Herudover vil et velstruktureret tilbud typisk være bygget op med konklusionerne først og alle detaljerne efterfølgende. På den måde kan ordregiveren bedst selv vælge hvor lidt og meget, der skal læses uden at miste de væsentligste budskaber.
Sprogligt er det vigtigt, at tilbuddet, og ikke mindst dine salgsbudskaber, er formuleret klart og tydeligt i et godt sprog og uden stavefejl. Stavefejl og dårlig grammatik fortæller ordregiveren en del om din virksomheds omhu og sans for detaljer. Sørg derfor altid for at få læst korrektur på dit tilbud. Du bør også sikre dig, at dit tilbud ikke indeholder unødvendig fagjargon, talesprog eller forkortelser, der kan være svære at forstå. Ofte kan det være en fordel at kopiere eller gentage den sprogbrug, som ordregiveren selv har anvendt i udbuddet.
5. Tilbuddet skal opfylde alle krav i udbudsmaterialet
At et tilbud er konditionsmæssigt eller overensstemmende betyder, at det overholder alle de krav og betingelser, som ordregiveren har anført i udbuddet. Dette gælder både i forhold til
- tilbuddets udformning/formalia (dvs. format, antal sider og at du har besvaret alle spørgsmål mv.),
- aflevering af tilbuddet (frist),
- opfyldelsen af eventuelle mindstekrav (fx til økonomi og faglig kunnen, referencer mv.)
- Andre krav
Indeholder et tilbud fejl eller mangler, vil ordregiver have en ret – men ikke en pligt – til at anmode tilbudsgiver om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet. Hvis mindstekravene ikke er opfyldt, skal ordregiver dog afvise tilbuddet.
6. Tilbuddet skal tydeligt adressere myndighedens behov
Ved udarbejdelsen af tilbuddet er det væsentlig at have fokus på ordregiverens behov, og på hvordan du som tilbudsgiver kan skabe værdi for ordregiveren. Et godt tilbud adresserer således tydeligt de behov og udfordringer, ordregiveren har. I den forbindelse kan det være en fordel, i tilbuddet, at skrive lidt mindre om dig selv og din virksomhed og mere om ordregiveren.
En god måde at forberede sig på dette vil være ved at deltage i eventuelle dialogmøder med ordregiveren og her få spurgt lidt nærmere ind til eventuelle udfordringer og problematikker ved opgaven, som ikke fremgår direkte af udbudsmaterialet.
7. Fokus på værdiskabelse
Som anført ovenfor er det også væsentligt at få fremhævet i tilbuddet, hvordan du som virksomhed kan skabe værdi for ordregiveren. Dette gøres bedst ved at fremhæve alle de steder, hvor din virksomhed kan levere på de såkaldte ”bløde kriterier”, dvs. alle de tildelingskriterier, der ikke handler om pris. Navnlig forhold som kvalitet i ydelsen, kompetencer hos det udførende personale og organiseringen af din virksomhed kan her være relevante at bringe på banen.
8. Undgå de klassiske faldgruber
En klassisk fejl, som altid bør undgås er copy/pasting fra tidligere tilbud, hvis dette ikke gøres ordentligt. Hvis du laver copy/paste, skal du altid huske at lave en søgning på udvalgte navne og ord og sikre dig, at disse er blevet ændret. Andre fejltagelser kan være, at du skriver mere om dig selv, end om ordregiveren, og at du glemmer at vise forståelse for de behov og udfordringer, som er væsentlige for ordregiver.
9. Lær fra tidligere tilbud
Der kan være stor nytteværdi i at lære fra egne tidligere tilbudsprocesser. Hvad har været godt, og hvad har været knap så godt? I den forbindelse kan det være en god investering at følge op over for de ordregivende myndigheder efter et endt udbud og bede om deres vurdering af tilbudsmaterialet. Dette gælder både i forhold til de tilbud, du har vundet, og dem som du har ”tabt”. Ved at modtage konstruktiv feedback fra myndighederne, får du mulighed for at udvikle en såkaldt ”best practise” for din tilbudsskrivning. Hermed vil dine vinderchancer forøges betydeligt.
10. Lav tjekliste
Inden tilbuddet sendes af sted kan det være en rigtig god idé at gennemgå en tjekliste, som er en god gardering mod ”sjuskefejl”. Generelt bør alle ovenstående punkter stå på tjeklisten. En lidt kortere version kan være følgende:
- Er alle formalia opfyldt (krav til format, antal sider etc.)
- Er der svaret på alle spørgsmål?
- Er alle mindstekrav adresseret?
- Er der læst korrektur?
Når der kan svares ”Ja” til alle spørgsmål på tjeklisten, er tilbuddet klar til afsendelse. Held og lykke.